现在很多人上班都离不开在线文档，比如写方案、做表格、填数据，几个人一起改一个文件太常见了。为了方便，大家随手点个“分享链接”，发到群里或者微信上，谁都能打开编辑。但你有没有想过，这种分享方式真的安全吗？
链接一发出去，就控制不住了
举个例子，小李在公司用腾讯文档整理客户名单，生成一个分享链接发到了项目群里。当时觉得方便，谁需要看一眼都能点开。可后来这个群被转发了好几次，连外包人员和实习生都拿到了链接。更麻烦的是，有人顺手把这链接存进了自己的笔记里，离职后也没删。等于说，这份客户信息一直裸着，谁有链接谁就能看。
看似设了密码，其实形同虚设
有些人会说：“我设置了密码啊。”但实际情况是，你把链接和密码一起发在微信里，等于钥匙挂在门把手上。还有人把密码设成“123456”或者“abc”，甚至直接写在链接后面，比如“密码是文档两个字的拼音”。这种操作，防君子不防小人。
权限设置比你想的重要得多
很多协作工具都支持设置权限，比如“仅查看”“可评论”“可编辑”。如果你只是让人看看进度，完全没必要给编辑权。像飞书文档或石墨，创建链接时可以单独设置，避免误操作或恶意篡改。别图省事全开“可编辑”，不然哪天发现表格里多了几行乱码，都不知道是谁干的。
企业级工具更值得信任
如果是公司内部协作，建议用带管理后台的平台，比如钉钉文档、企业微信文档。管理员能随时撤回链接、查看访问记录，甚至限制“仅限本企业成员访问”。这样一来，哪怕链接不小心外泄，也能快速止损。
临时链接比永久链接更安全
有些平台支持生成“临时链接”，比如24小时后自动失效。适合用于短期协作，比如让客户确认一遍内容。用完即废，不留后患。相比之下，永久链接一旦泄露，风险一直存在。
敏感信息别靠链接保护
身份证号、银行账户、内部报价这类信息，压根就不该出现在公开可访问的链接里。哪怕你设置了密码，也不建议这么做。真要传，走加密压缩包，或者用企业审批流程来传递，安全系数高得多。
分享链接不是洪水猛兽，但也不能当成保险箱。多花十秒钟设置权限，比事后补救强太多。