写报告、做总结，免不了要插入图表。很多人一想到画图就头疼，其实现在主流的文档处理软件，比如Word、WPS，早就把图表制作做得简单又直观。打开软件新建一个文档，点一下“插入”菜单里的“图表”，就能直接添加柱状图、折线图、饼图这些常见类型。
插入图表的步骤很简单
以WPS为例，在菜单栏点击“插入” → “图表”，选择想要的图形类型，比如“柱形图”，确定后文档里就会出现一个默认图表，同时自动弹出一个Excel风格的数据表格。你只需要在这个表格里修改数据，图表就会实时更新。改销售额、调整月份，数字一变，柱子高低立刻跟着变。
比如你要做个季度业绩对比，原始数据是这样的：
项目,第一季度,第二季度,第三季度,第四季度
销售额,120,150,130,180填进弹出的表格里，系统自动生成柱状图。如果想换成饼图展示占比，右键图表→“更改图表类型”，选“饼图”就行，操作不超过三步。
美化图表让内容更清晰
默认样式可能有点单调，但可以快速调整。点击图表，顶部会出现“图表工具”选项卡，能改颜色主题、字体大小、图例位置。比如饼图的百分比数字太小看不清，点一下数据标签，设置字号为12，立刻清楚多了。
还有个小技巧：在图表标题上双击，可以直接输入文字，改成“2023年度销售分布”这种具体名称，别人一看就知道什么意思，不用再额外加说明文字。
贴进文档后还能随时改
很多人以为图表插进去就定型了，其实只要双击图表区域，数据编辑窗口就会重新弹出。比如领导看完说“把第三季度的数据再调高一点”，你直接改数字，图表自动刷新，不用删了重做。
要是同事发来的文档里有图表，你也一样可以双击修改，前提是用的是同类型软件。WPS和Word之间兼容性不错，大多数图表都能正常编辑。
避开常见坑
新手常犯的错误是把图表当图片处理——复制粘贴成静态图，这样以后没法改数据。正确做法是保留可编辑状态，或者至少留一份源文件。另外，颜色别用太花，尤其打印时黑白输出，红绿蓝可能全变成灰块，分不清区别。
还有一个实用建议：图表下面加一行简短说明，比如“数据来源：市场部统计”，显得更专业，也避免别人误解。